IMPIEGATA/O amministrativa/O
gestire la complessità
Nel lavoro siamo distratti da così tante e-mail, riunioni, messaggi di chat e richieste di input che non abbiamo il tempo o lo spazio per concentrarci sulle nostre attività di maggior impatto.
Troppo spesso, la prima cosa che facciamo quando ci sediamo al lavoro è controllare la nostra posta elettronica e i messaggi in arrivo.
Non appena inizi a rispondere, hai ceduto il tuo tempo e la tua attenzione a ciò che le altre persone vogliono o hanno bisogno che tu faccia.
“La burocrazia è l’arte di rendere impossibile il possibile” Javier Pascual Salcedo
CHI STIAMO CERCANDO
Sono alla ricerca di un amministrativa/o, da inserire nello studio, per poter migliorare l’organizzazione e la gestione della burocrazia.
Ti occuperai della parte contabile e burocratica dei progetti.
Sarai la prima persona che i nostri committenti potranno contattare per le necessità quotidiane.
Sarai il motore dello studio, che permetterà ai progetti di funzionare e svilupparsi senza intoppi.
Condivido la testimonianza di Silvia, che ha gestito la burocrazia nel nostro studio di architettura
Silvia ha collaborato per un periodo con me e le ho chiesto di condividere la sua esperienza. Dopo essersi candidata a lavorare con me, ha svolto un test online comodamente da casa, prima di entrare nel team.
Che cosa hai pensato del test che hai dovuto risolvere?
Nel momento in cui ho saputo di dover affrontare il test ne sono stata contenta. Ho avuto immediatamente la sensazione di essere selezionata da uno studio "serio".
Secondo te il test è utile come strumento di selezione?
Credo che il test sia uno strumento utile per la selezione e ci tengo a sottolineare, molto più utile di tante parole.
Diversamente dagli altri studi professionali che cosa puoi imparare qui?
In questo studio credo di poter migliorare la mia organizzazione e la gestione del tempo.
Che cosa vuol dire essere un'amministrativa oggi?
Essere "amministrativa" oggi significa essere preparata su tutti i fronti, multitasking forse è il sinonimo che meglio si abbina alla parola "amministrativa".
Il test è stato utile per capire il tipo di lavoro che avresti dovuto fare?
Il test è stato assolutamente utile, non solo per chi mi doveva selezionare, ma anche per me stessa per capire se potevo essere all'altezza.
Come gestisci il caos dello studio di architettura? Hai un metodo?
Il caos c'è se non ci si organizza correttamente. Io non vedo caos, ma solo molte cose da fare correttamente organizzate.
Ora che cosa hai in mente di fare? Si può dire che sei diventata una progettista della gestione della burocrazia?
Ora intendo migliorarmi e avere la piena consapevolezza del lavoro che svolgo e riuscire ad essere autonoma nello svolgimento delle pratiche.
La burocrazia è sempre in cambiamento quindi difficile definirsi progettista della sua gestione. Mi piace definirmi volenterosa apprendista della gestione della burocrazia.
Detto questo ecco chi stiamo cercando:
Cerchiamo una persona per il ruolo di segreteria amministrativa che si occupi di contabilità, modulistica e aspetti burocratici delle pratiche edilizie, segreteria e organizzazione.
I principali programmi che userai saranno Excel, Fatture in cloud, Impresa in un giorno, portali Agenzia delle Entrate per servizi catastali.
Cerchiamo un amministrativo/a che abbia buona propensione a imparare software di gestione contabile e modulistica del settore edilizio. Spesso dovrai imparare a utilizzare nuovi programmi, in base all’evoluzione della normativa nel nostro settore.
I nostri progetti riguardano edifici naturali e sostenibili, per cui avrai a che fare spesso con committenti che sono interessati all’ecologia e che amano vivere con uno stile di vita sano.
L’organizzazione nello studio è condivisa da tutto il team, e segue procedure definite che dovrai rispettare.
Il lavoro si svolgerà interamente in studio in orari di ufficio, per cui la persona che cerchiamo deve amare il lavoro al computer ed essere una persona autonoma.
Lo studio si trova a Verona, ti forniremo una postazione autonoma con computer e indirizzo mail personale.
La disponibilità richiesta è il part time 4 ore di mattina o pomeriggio.
Il candidato/a ideale:
Cerchiamo una persona che abbia la pazienza di comunicare al telefono/mail con tanti interlocutori diversi, dal privato al tecnico del Comune.
Se sei una persona che ama programmarsi con precisione gli impegni e le scadenze, cerchiamo te.
La persona ideale deve essere abile a imparare continuamente nuovi programmi al computer.
Cerchiamo una persona che sappia trovare soluzioni per risolvere la montagna di burocrazia con cui abbiamo a che fare quotidianamente.
è giusto che tu sappia chI invece non stiamo cercando:
Non cerchiamo venditori
Non cerchiamo chi non rispetta le procedure interne
Non cerchiamo chi non rispetta clienti o colleghi
P.S. Se qualcuno tra i tuoi contatti può essere interessato, condividi questo annuncio.
“La risposta non è più ore, è meno stronzate. Meno spreco, non più produzione. E molte meno cose che inducono distrazione, ansia sempre attiva e stress.” - Jason Fried